“Alle beetjes helpen” zei de mug, en ze pieste in de zee. Beter íets doen dan niets doen, lijkt in veel organisaties centraal te staan wanneer we het hebben over duurzame inzetbaarheid. Maar veel te vaak gaan daardoor alle goedbedoelde initiatieven ten onder in de zee van het dagelijkse werk. Net als het initiatief van de mug, die het vast ook goed bedoelde. Daarom pleit ik altijd voor een integrale aanpak van duurzame inzetbaarheid. Niet alleen naar een element ervan kijken (denk aan: vitaliteit of werkgeluk bijvoorbeeld) maar juist naar het gehele plaatje. En als je het hele plaatje goed in beeld hebt, kun je bepalen aan welke knoppen je wilt gaan draaien om een verandering teweeg te brengen. Dit kun je uitsplitsen in zes stappen:

1) Doe onderzoek
2) Maak een foto
3) Bepaal je doelen
4) Maak een plan
5) Voer het plan uit
6) Evalueer en pas waar nodig je plan aan

1. Doe onderzoek
Begin bij het begin en kijk eens hoe je organisatie er nu voor staat op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Dit kun je zo groot en zo klein maken als je zelf wil, maar het is handig om van tevoren te bepalen welke elementen van duurzame inzetbaarheid je mee wil nemen in je onderzoek. Anders is de kans groot dat je jezelf hier volledig in gaat verliezen. Maak bijvoorbeeld gebruik van een bestaand model. Een voorbeeld hiervan is het model dat ik zelf ontwikkeld heb (figuur 1) op basis van diverse bestaande modellen uit de wetenschap. Dit specifieke model heeft 3 grotere elementen: zaken waar de werknemer verantwoordelijk voor is, zaken waar de werkgever verantwoordelijk voor is en randvoorwaarden. Daarnaast is het in het bijzonder van belang dat werkgever en werknemer met elkaar in dialoog blijven.

Figuur 1: Model van duurzame inzetbaarheid Blue Zone Consultancy

Wat je kunt doen in je onderzoek is kijken hoe de zaken ervoor staan op al deze indicatoren van duurzame inzetbaarheid. Gebruik hiervoor gegevens die je al tot je beschikking hebt: cijfers over ziekteverzuim, ongevallen, aantal gevolgde opleidingen, verloop van medewerkers. Maar kijk ook eens naar eerdere onderzoeken die uitgevoerd zijn zoals het PMO/de PAGO of een medewerktevredenheidsonderzoek. En vergeet ook de RI&E niet. De RI&E geeft vaak nuttige inzichten in waar verbetermogelijkheden liggen. En door de acties uit het plan van aanpak behorende bij de RI&E ook op te nemen in de plannen rondom duurzame inzetbaarheid, sla je twee vliegen in een klap. Neem ook vast eens een kijkje in alle beleidsstukken die er zijn. Wat staat er geschreven over ziekteverzuim of leren en ontwikkelen?

2) Maak een foto
Hiermee bedoel is dat je eigenlijk een momentopname wil maken van waar je nu staat in je organisatie op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Is je verzuimcijfer bijvoorbeeld 7 procent op dit moment, volgt niemand boven de 30 regelmatig een opleiding maar zijn alle leidinggevenden wél in staat om op een goede manier leiding te geven? Allemaal nuttige informatie om op te nemen in de momentopname. Koppel dit in dit stadium ook meteen aan de beleidsstukken waar je bij stap 1 in gedoken bent. Het feit dat opleidingen in eigen tijd gedaan moeten worden en ook niet betaald worden door een werkgever, kan er namelijk best aan bijdragen dat mensen geen opleidingen volgen. Maak die vertaalslag ook in deze tweede stap.

3) Bepaal je doelen
Maak altijd SMART doelen, ook op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Dus zeg niet alleen: ik wil dat de cultuur binnen ons bedrijf verbeterd, maar maak het zo specifiek en meetbaar mogelijk en koppel er een tijdsduur aan en wanneer mogelijk ook wie ervoor verantwoordelijk is. Dus dat kan bijvoorbeeld zijn: Binnen onze organisatie gaan we werken aan een cultuur waarin fouten mogen maken centraal staat. Hier gaan we in 2021 mee aan de slagen en we doen dat door 1) onze beoordelingsgesprekken anders in te richten, 2) onze leidinggevenden het goede voorbeeld hierin te laten geven en hier in te trainen en 3) we delen zelf ook welke fouten er gemaakt worden en vegen deze niet onder het tapijt. We vragen begin 2021 onze medewerkers hoe ze de cultuur op dit vlak nu ervaren en herhalen dat onderzoek eind 2021 zodat we kunnen kijken of onze acties effect gehad hebben. Jan van de afdeling HR heeft aangegeven dat hij dit proces wil begeleiden.
Zorg dat de doelen die je stelt aansluiten bij de doelen van je organisatie en bij de missie en visie. Als jij zegt dat je beoordelingsgesprekken anders wil gaan inrichten, maar dat is net vorig jaar al gedaan, dan wordt het lastig om daar opnieuw een verandering in aan te gaan brengen.

4) Maak een plan
Als de doelen helder zijn, maak dan een goed plan. Dit mag uitgebreid zijn en bijvoorbeeld een aantal jaar vooruit kijken. Maar breek de grotere doelen ook op in kleine sub activiteiten: wat kunnen we de volgende week of maand al anders gaan doen? Anders wordt het teveel en te groot en is de kans klein dat er iets van de grond komt. Ook belangrijk: betrek mensen uit alle lagen van de organisatie bij de planvorming. Laat ze meedenken over de veranderingen en maak ze ook verantwoordelijk voor bepaalde onderdelen als ze dat willen. Zo ontstaat er draagvlak binnen de organisatie.
Zorg in de planvorming ook voor een goede planning van verschillende activiteiten en benoem wie waarvoor verantwoordelijk is. Denk ook na over bijvoorbeeld communicatie richting medewerkers: hoe zorg je ervoor dat iedereen weet wat er speelt?
Bepaal tenslotte ook wanneer je opnieuw een foto wil maken (zie stap 2).

5) Voer het plan uit
En dan kun je aan de slag! Voer het plan uit conform de planning die je gemaakt hebt bij stap 4.

6) Evalueer en stel bij
Blijf regelmatig evalueren hoe het gaat. Loopt alles nog volgens plan? Of zie je dingen die anders uitgevoerd zouden kunnen worden? Stel indien nodig je plan bij door de planning aan te passen, of toch bijvoorbeeld voor andere interventies of een andere volgorde te kiezen. Als een onderdeel afgerond is, kun je ervoor kiezen om een nieuw onderdeel op te pakken of uit te breiden.
Door continu te blijven monitoren hoe het uitvoeren van de plannen rondom duurzame inzetbaarheid gaat en door continu de plannen te blijven bijstellen, krijg je een doorlopend proces van acties. Hiermee voorkom je dat het een eenmalig project is dat je uitvoert, maar blijft het levend binnen je organisatie. Je kunt op elk gewenst moment opnieuw een foto maken (zie stap 2) en op basis daarvan de plannen bijstellen. Zo kom je tot een integrale aanpak van duurzame inzetbaarheid waarbij je de mensen in de organisatie volledig betrokken hebt.

Wil je dit ook voor jouw organisatie, maar weet je niet waar je moet beginnen of wil je een keer sparren? Neem vrijblijvend contact met me op, ik denk graag met je mee!